外贸企业如何留住新入职员工

文/于平
 

 
  受国际金融危机的影响,外贸企业对外要面对恶劣的国际市场环境,对内要面对销售人才匮乏与流失的双重尴尬局面。很多管理者都面对一个很头疼的问题,销售人员好招,但是能够留下来的不多;留不下来的不只是有着优秀外贸背景的老外贸,还有那些外贸新手。

  问题出现在招聘环节?是招聘人员对应聘者能力没有很好地把握,还是招聘环节设置的不科学?管理者经常有这样的疑问,他们在改善招聘环节上下功夫,在简历筛选、面试等环节进行控制,比如跳槽的频率、以往的工作业绩、对上家公司的认可程度等。但是,虽然在招聘过程中采用素质测评、能力测试等方法能够对应聘者进行比较全面的了解和准确评估,但招聘并不能完全解决新员工离职率高的问题。他们往往忽视了新员工入职指导这个环节。

入职指导

  很多外贸销售型企业在新员工的入职及试用期期间没有花费太多的精力与时间。新员工入职后只做一些简单的外贸流程、工作环境、工作内容、岗位技能培训,然后让新员工自己熟悉。新员工如果能够很快适应新的工作环境、创造好的业绩,他们就是优秀的;而如果没能适应下来,那么就是他们能力不及。让新员工“自生自灭”,这种人力资源资源管理方法,离职率能降下来吗?

  我经手过这样一个案例:某外贸企业的离职率一直偏高,尤其是新入职的外贸销售人员。一方面企业花费大量的人力、物力用在招聘上,招聘的新员工不断;另一方面新员工没过多久即离职,新员工离职率高达70%。公司不断开拓新的招聘渠道,完善招聘环节,但始终无法解决新员工离职率高的问题。

  通过了解,该公司的待遇、工作环境在同行业中还是比较有竞争力的。通过对离职员工的访谈,了解到新员工对在新工作环境中,工作的焦虑和困惑、对销售业绩达成的疑虑、挫败感才是他们离职的重要原因。

  针对访谈中发现的问题,建议该公司的人力资源部制订一套新的员工入职指导制度。根据公司现阶段的实际情况,应从薪酬、培训、情商管理3方面入手。

薪酬

  某公司主要从事大宗资源性商品贸易,受国际金融危机的冲击、国际资源巨头及汇率变动的影响,大宗资源性商品的进口难以为继,而国内的市场需求持续疲软。在这种困境下,企业既要生存又要发展,员工也面临同样的问题。为了既降低企业的启动资本,又能保证员工生活所需,根据企业支付能力及人力资源市场情况,制订不同的计薪方案。

  对应届毕业的大学生的计薪方式:此类人员由于缺乏实际工作经验,主要作为企业外贸销售管理的储备人员。为保证此类人员的基本生活需要,采用高底薪加低提成的计薪方式。

  对于有外贸经验人员的计薪方式:此类人员对外贸市场情况、流程比较了解,对于市场开拓有一定的经验,能较快适应新的工作环境。但优秀的外贸人员的选择面也比较宽。此类人员是主要的离职率较多的人群。

  通过对以往新员工离职时间的测算得出,老外贸10个工作日内离职率较高,10个工作日后,相对稳定。因此改变此类人员入职10个工作日内的计薪方式。

  新员工在入职10个工作日内离职的,采用伙食补贴加交通补贴的计薪方式;若新员工在公司服务了8个工作日后,自动提出离职或公司在培训过程中认为其不符合公司的任职标准,那么给予离职的员工8个工作日的伙食补贴加交通补贴,不再另行支付工资。

  10个工作日后离职的,按照公司岗位月底薪标准加业绩提成给予支付。若新员工在公司服务了16个工作日,公司支付的工资为月底薪×16/21.75+业绩提成。

培训

  新员工入职培训可以让员工了解公司,帮助员工学习企业的价值观、文化及期望,让企业了解员工,为主管和同事之间的了解节省时间;减少员工的压力、焦虑和困惑;减少新进员工的流失;确立真实的工作期望,协助新员工获得适当的角色;帮助新员工适应工作群体和规范;鼓励新员工形成积极的态度、养成良好习惯,减少启动资本。

  新员工入职培训不是人力资源一个部门的事情,因此制订培训方案时一定要明确人力资源部、高层管理者、岗位所在部门负责人、相关部门负责人的职责,明确不同内容的责任主体,并在各自部门和岗位的考核中予以体现,以保证各岗位和部门担负起各自应尽的职责。

  一般培训流程的讲解人由人力资源部介绍公司高层领导或各部门负责人担任。由公司领导介绍公司历史、企业现状、企业文化、价值观念、价值主张的内容,介绍一些关于公司的市场、客户、在行业中的地位、竞争优势。这部分内容的设计很重要,可以让新员工对公司产生认同感并感受到公司对他们的重视。

  其次进行脱岗培训,培训的主要内容有:人力资源部负责介绍薪酬制度、员工守则、企业规章制度、奖惩条例、行为规范、入职须知(入职程序及相关手续办理流程)、安全知识、沟通渠道等;带领实地参观:参观企业各部门等公共场所;组织安排对公司有突出贡献的骨干与新员工认识并交流恳谈。财务部负责人讲解财务制度,费用报销程序及相关手续办理流程以及办公设备的申领使用;用人部门培训讲师做在岗培训:讲解服务意识、岗位职责、业务知识与技能、业务流程、部门业务周边关系等。

  在岗培训也是非常重要的,在岗培训主要是将新员工分配给岗位所在部门,由各部门安排骨干带领新员工熟悉岗位工作内容,了解公司国际客户及国内客户的情况、公司的进口与销售渠道,逐步参与实际工作中。

  最后人力资源部与业务部门负责培训考核。考核的主要形式有书面报告、新员工座谈、部门评估等。

  而对于没有外贸经验的新员工,除以上必须参加的培训外,根据不同业务部门的技能要求情况,还应安排他们在每个部门进行实习,制订实习方案及考核方案。

情商管理

  情商管理主要是引导员工建立一种良好的健康的心态和生活状态,如坚强的意志、宽和的心态、面对挫折和解决突发事件的能力、良好的人际交往和处理能力等。企业往往忽视新员工的情商管理。

  在对新员工离职原因的调查中,对工作环境的焦虑、困惑、对销售业绩达成的疑虑、挫败感等超过了薪酬、工作环境等硬件因素。高情商管理的团队,不仅有利于提升员工的积极性和创造性,还有利于增强企业的竞争力、应变能力及企业的文化氛围。

  定期在岗培训后的座谈:先期的脱岗培训后,新员工开始在岗培训。定期组织新员工座谈,了解新员工适应工作环境、掌握工作技能、处理人际关系等方面的情况。在座谈中公布近期新员工的工作业绩及老员工的工作业绩,树立榜样,让业绩突出的新员工在座谈会上分享心得。通过环比、类比消除新员工的挫败感,增强信心;处理新员工提出的各类问题(技术、技能、与上级、同事之间的关系问题等),向他们提供参考性的意见及对策。

  加强员工之间的沟通协作:毕竟我们现在面临的是一场全世界的危机,恶劣的金融环境、市场需求的萎缩,并不是一家企业要面对的,现在的市场环境,势必影响企业国际市场的开拓,不要说一些新外贸,就是有10多年的老外贸也从未遇到这样的困难。此时沟通显得尤为重要,加强企业与员工之间、员工与员工之间的沟通,可以缓解新员工的焦虑、压力。


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