复工邮件要这样写,才能稳住订单和客户

文/外贸人维尼

 

  贸友问:
  
  维尼,我们即将复工,但是复工邮件怎么写才显得高大上?或者说,怎么写才妥当?想知道你们外贸“大神”是怎么写的。
  
  大神?未曾敢自居,叫我“维尼”更亲切。
  
  但对于你提出的复工邮件怎么写,我倒是可以说说自己的看法和建议。

 


  
  1. 什么是“好邮件”
  
  许多人总是说自己写不好邮件,想知道别人是怎么写的。好邮件有千百种样式,每个人写出来的都不一样,并且见仁见智。
  
  我认为“好邮件”由3点组成,且它们的占比如下:(1)思路清晰,占80%;(2)通俗易懂,占10%;(3)简洁明了,占10%。
  
  可见,能不能写好邮件,80%取决于你有没有清晰的思路。只要思路清晰、准确,每个人的邮件都不会差。
  
  我们写邮件时也要注意两个误区:一个是舞文弄墨,通篇用高深的英文单词或从句;另一个是长篇大论,没有几百字似乎对不起客户宝贵的时间。
  
  这可以说是大家对外贸邮件的误解,很多人会落入这样的误区。要知道,外贸邮件的基本作用是沟通,不是英文考试,不需要多么高深、复杂的语句,更不需要写“小作文”。
  
  这是我在多次经验分享中提到的一点,距离第一次提出已经过去三四年。若你还是没有改变,那你该认真思量一下了。
  
  与国外客户沟通时,你觉得他们的英文很好吗?非也,除了英语国家,其他国家的客户英文水平,说不定还不如我们,比如俄罗斯、印度和泰国。
  
  你写得那么复杂,客户是不是要找个翻译软件,翻译一下才能看懂呢?这是不是就影响了沟通的效率?所以,能简则简。偶尔出现个别语病也没有关系,客户能看懂就行 。
  
  言归正传,我们看看复工邮件该怎么写。
  
  没错,思路最重要。思路对了,邮件就不会太差。
  
  但要做到思路清晰,肯定要分情况、分人。不同的情况有不同的应对之策,什么样的人就对应什么样的表达。客户是自己的客户,没有人比你更了解,这一点要多加琢磨。
  
  2. 针对“已付款,等出货”的复工邮件
  
  针对“紧急要货”的客户
  
  分析:紧急要货的客户,肯定希望你的邮件不仅仅只是通知他自己复工了这么简单。他需要知道的是,你什么时候能发货。
  
  我们要做的是:联系工厂和采购人员,确认他们什么时候复工,什么时候生产,以及什么时候出货。当然,因为疫情的影响,我们也不会获得一个准确的信息,所以我们要给自己和工厂预留一些应急时间。例如,工厂回复说:我们2月10日复工了,但是货物积累很多,生产工作到岗又不及时,所以交货期要到2月底。这时候,我们就要预估,到2月底时,疫情情况会如何,工厂情况又如何,然后给客户多报15天的交期,也就是跟客户说明要3月中旬才能交货。
  
  具体回复参考:
  
  Dear XX:
  
  Hope you are well.(希望你一切都好。)
  
  Good news shared that we come back to office for work today, and our factory restart produce too, but the delivery will delay to Mid­March since VIRUS.(我们复工了,我们工厂也重启生产了,但是因为病毒,交期将要延迟到3月中旬。)
  
  What can be confirmed is your order must be the first one scheduled. We will try best to shorten the delivery time as soon as possible.(可以肯定的是,你的订单会第一个被安排,我们也会尽量缩短交期。)
  
  Please waiting for good news.Thank you.(请等待好消息,谢谢。)
  
  Sincerely,
  
  Lica
  
  针对“不紧急,但交期延长”的客户
  
  分析:客户虽不紧急要货,但当通知客户我们复工时,也需要预计一下会延迟多长时间,跟客户说明一下,让客户心里有个数,不至于让他们主动来催。
  
  我们要做的是:联系工厂和采购人员,确认他们什么时候复工,什么时候生产,以及目前的排单情况,从而预估出货时间。得到信息后再写复工邮件。
  
  具体回复参考:
  
  Dear XX:
  
  How are you?(你最近怎样?)
  
  It is good that we go back to work today, and our factory resume produce too, but the delivery maybe delayed by 1 month because VIRUS.(我们复工了,我们工厂也恢复生产了,但是因为病毒,交期可能要延迟1个月。)
  
  Anyway, we will try best to shorten the delivery time as soon as possible.(无论如何,我们会尽力缩短交期。)
  
  I will let you know when we determine the delivery time and you can contact me in any time. Good luck to you and us.(当我们确定了交期会让你知晓,你也可以随时联系我,祝你我好运。)
  
  Sincerely,
  
  Lica
  
  3. 针对“未付款,有意向”的复工邮件
  
  针对“欲付款”的客户
  
  分析:有些客户年前已经谈得差不多了,就差付款了。马上要安排付款的,我们的邮件又该怎么表达?
  
  我们要做的是:告知客户目前的情况,建议客户先不付款或者先付定金。
  
  具体回复参考:
  
  Dear XX:
  
  Nice to tell you we back to work today, but our progress will go slowly as VIRUS.(很高兴通知你我们复工了,但是因为病毒,我们的进度会进行缓慢。)
  
  At present, all our orders will take more time to delivery,maybe you can postpone the payment or pay deposit first.(目前,我们所有的订单将需要更长时间才能交货,你或许可以推迟付款或者先付定金。)
  
  Or any other ideas, we are willing to cooperate. Thank you for understanding.(或者其他想法,我们愿意配合,感谢理解。)
  
  Sincerely,
  
  Lica
  
  针对“年前有意向”的客户
  
  分析:之前的分享中我有说到,年前有意向的客户也需要主动沟通,推进订单谈判。所以,在写复工邮件时,我们要问问客户是否还有合作意向。
  
  我们要做的是:查看一下之前的沟通记录,看客户的进展到了哪一步,接下来继续推进。
  
  具体回复参考:
  
  Dear XX:
  
  Have a good day .
  
  Lica here from ABC company, I remember you said you will import XX model when we back to work after holiday.Has your plan changed?(我是来自ABC公司的Lica,我记得你说过等我们放假回来后,你会进口XX型号的产品,不知道现在计划有变吗?)
  
  We start to work today,maybe you know the VIRUS, but it does not affect our communication. So, if anything I can do for you, please feel free to tell me.(我们今天开始工作了,你可能知道病毒,但这不影响我们的沟通,所以,如果有需要我提供帮助的,请尽管提出来。)
  
  Nice to serve for you,my friend.(很高兴为你服务,我的朋友。)
  
  Sincerely,
  
  Lica
  
  4. 针对“其他潜在”客户的复工邮件
  
  如果说上面给已付款或有意向的客户发的复工邮件是跟进邮件,那么给潜在客户发的复工邮件就属于开发邮件,也就是“开发信”。
  
  我想发邮件告知客户已经复工了,同时又想推销自己的产品,这样的邮件要怎么写才好呢?
  
  分析:受疫情影响,能保证交货期是最大的优势。如果你的工厂有这个优势,或者你有库存,那你的机会就来了。
  
  具体回复参考:
  
  Hello XX:
  
  Good day!
  
  Lica here from ABC company, happy to tell you XX model in stock.When you need, please let me know soon.Thank you.(我是来自ABC公司的Lica,很高兴地告诉你,我们XX型号的产品库存有货。如果你需要,请尽快告诉我。谢谢。)
  
  More information about us and more details on XX model, please check attachment/ my second email.[关于我们的信息和产品细节,请查看附件/或者查看我的第二封邮件(因为第一封邮件就带附件的话怕发送失败,所以资料可以放在第二封邮件)。]
  
  Any quations, welcome to tell me.Thank you .(有任何疑问 ,欢迎咨询。谢谢。)
  
  Best wish,
  
  Lica
  
  按照上面的思路,你也能写出漂亮的复工邮件。但要注意:以上邮件是我为了分享的内容更具体而写的,你可以直接拿来用。但如果想发挥更好的效果,需结合你自己的情况和客户情况,自行编写最佳。
  
  再次提醒,重要的是思路。
  
  思路对口,你也能写出好邮件。

 


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