采购人必备的职业素质与管理能力

文/海智在线


  随着工业互联网技术、人工智能和增材制造等新技术的高速发展,传统制造业发生了天翻地覆的变化,传统的供应链也在向数字化转型,企业管理层对战略采购提出了更高的期望。如何确保供应、降低成本、提高效率?作为战略采购人,该如何提升自身的业务能力?西门子(中国)有限公司采购总监兼亚太区全球价值采购办事处负责人金勇,拥有近20年的制造行业经验,曾担任多家知名企业的供应链、生产和质量及价值工程等管理岗位。他将从职业素养、管理能力和发展规划等多个角度讲解采购从业人员如何在新时代下披荆斩棘、乘风破浪。
  
  ——海智在线推荐语



   
  采购人的基本职业素质
  
  众所周知,采购成本的控制和战略合作供应商的开发对于一家企业的综合竞争力提升极其重要,所以很多企业对采购的重视程度越来越高。同时,采购又是一个敏感的岗位,采购人员除了掌握贴近业务的专业知识,还必须秉承诚信正直的原则,守护和倡导公平公正、公开透明的良性竞争环境。道德素养是每一位采购从业人员需要培养的基本素质。另外,企业还需要建立相对分权的组织和透明的采购决策流程,包括但不限于设定合理的KPI(关键绩效指标)、人员轮岗和重要部门的早期介入等。
  
  采购专业知识和技能是采购职业发展的核心优势。外行可能认为采购只是简单地买东西、砍砍价。其实,战略采购是一个从采购申请、寻源、供应商审核、生产制造、产品交付到最终付款的复杂过程,需要找到价格合理、质量可靠、交货及时、服务周到的产品和服务提供商,不仅涉及对内的跨部门沟通、对外的供应商管理,而且要面向市场制定采购战略。金勇认为,专业的采购人员除了具备必要的采购技能、生产运作技能、财务技能和技术技能(见表1),还必须加强以下3种关键能力。
  
  业务目标导向
  
  随着行业的整合与发展,现在的采购越来越向销售端和市场端靠近,对掌握供应链市场行情的要求越来越高,需要从用户出发,发掘他们的痛点和需求,再进行高效采购工作。例如,采购消费电子产品时要重视生产周期,加强对新产品及时上市的把控力;采购OEM(原始设备制造商)贴牌产品时,涉及寻源能力、多种材料和领先技术的复合能力、资源和优势竞争力的整合,以及供应商关系管理能力等。



   
  开发优质供应商
  
  开发优质供应商是采购工作的主旋律。第一步是战略寻源,根据波特五力模型分析行业环境和本企业在竞争环境中的差异化优势。第二步是掌握供需市场战略,筛选并对比各家供应商的匹配度,根据其所处的供应链位置和市场竞争形势进行细分,可利用卡拉杰克模型。第三步是供应商管理,深入工厂考察供应商实际情况并持续关注其现金流、运营状态和各方面的绩效表现,把控风险指数并制订相应的发展计划。对于核心供应商,也可以使用SWOT(优势、劣势、机会、威胁)分析法制定相应策略,知己知彼,百战不殆。利他才是最好的利己,在技术变革加速的时代,寻找到具有创新技术并能互补战略资源的供应商,降低企业风险,进而协同发展,建立相互信任、稳固的合作伙伴关系,变得尤为重要。
  
  沟通力和谈判力
  
  沟通和谈判在采购过程中起到至关重要的作用。提高沟通力和谈判力,首先要区分两者之间的差异。沟通力主要是人们在分享信息、遇到思想和情感障碍时如何解决问题的能力,包括和供应商的高层沟通、本公司内部的沟通。而谈判力的核心在于身负明确的目标和任务,通过磋商、交换意见寻求解决问题的途径并最终达成一致。金勇认为,谈判过程中善用3种力量可以提高成功率:一是借势,把握合理的时机,利用宏观环境和市场信息的支持;二是借助所在组织的力量,如团队协作、品牌效应、区域优势和发展潜力等;三是借助个人的专业素养和资源。只有分清各方利益,才能说服对方,满足己方的要求,建立健康双赢的可持续合作关系。
  
  采购如何提升综合能力
  
  提高采购专业能力
  
  金勇表示,选择的前提是要有过硬的专业能力和信息,工欲善其事必先利其器,自己有足够的能力才能够选择别人,而不是被选择。如何快速提高采购专业能力并让它产生价值呢?可以从以下5个方面入手。
  
  第一,利用PDCA(计划、执行、检查、处理)工具进行复盘,需要时时审视自己,发现自己的不足和缺点,进行针对性学习、持续学习,比如新人可以研习商品品类管理、成本价值工程、供应链金融等。
  
  第二,多维度学习,刻意练习,持续提升自己。金勇分享了一个自己初入职场时遇到的挑战,当时他所在的企业正值兼并发展期,参与了从未接触过的陌生行业的项目。为了深入掌握新产品的信息,他第一时间向身边了解这个行业的同事请教,并善用行业协会专家资源掌握核心供应商信息,制定了有效的方案优化供应链。最终,没有该行业经验的他因为善用身边的资源、多角度学习,通过团队合作实现了产品设计平台化,顺利度过了一个个关卡,圆满完成项目任务。除此之外,还可以通过参加公司内部培训、供应商技术研讨会、行业展会等方式拓展自己的视野,丰富专业知识。
  
  第三,实践是验证专业能力最客观的标准。首先,采购从业人员只有在熟知专业知识的基础上学以致用,才能实现知识的增值。风起于青萍之末,在供应链管理中,要时时有风险识别和控制的意识,做到变在变之先。其次,勇于不断地操作与实践,做终身的提问者和学习者。集腋成裘,聚沙成塔,采购人员需要不断地提升认知。具备超强的学习能力,改进工作方法。适应变革,才能真正提升判断、分析与解决问题的能力,打造长久的职业竞争力。
  
  第四,良好的人际关系与协调能力。做事之前先做人,人没问题了,事也就成了。在企业中,采购业务牵涉面较广,完成一个项目往往需要内部跨部门密切沟通,比如与销售计划部沟通采购计划、与研发部门沟通选型和设计优化、与品管部门沟通产品质量等。另外,采购还是企业与供应商之间的桥梁,所以项目能否顺利完成,协调能力是关键。采购可以进一步在文化和生态协同能力等方面构建系统、可测量、流程化的供应链运营体系。
  
  第五,时间管理。采购日常工作接口多,突发事情也多,识别并聚焦关键要务,才能为组织创造更大的价值。
  
  掌握团队管理的秘诀
  
  没有一个人是完美的,但一个团队可以做到。管理是一门艺术,到底该如何锻炼自己的管理能力呢?
  
  第一,提高亲和力。当下属遇到困难时,主动关心并帮助他们排忧解难。这样不仅可以获得下属的敬重与信任,还能提高他们的积极性,打造团队凝聚力,让团队保持工作激情,提高团队力量。
  
  第二,以身作则。作为部门负责人,应该严于律己,营造人人平等的工作氛围,为下属树立良好的形象标杆。当遇到问题时,应该勇往直前,敢于承担责任,有没有担当也是评价管理者管理能力的关键衡量因素。
  
  第三,关注修心,修炼自己,具有分享和奉献精神。团队绩效考核要公平,跨部门协同需要包容,对外部供应商需要公平,合作比对立更管用。
  
  第四,组织设计,资源整合。搭建一支高效运作、充满激情与斗志的专业化采购团队,需要考虑队员的不同能力,就像《西游记》中的四位主角,他们的差异性使得团队更多元化、更具创新思维,由此才具备了高效完成各种任务的能力。另外,作为领导要知人善用,将合适的人放在合适的岗位上,做到人尽其才。
  
  第五,人才计划。教育和人才是重要的投资,要想带出良将如潮的团队,挖掘人才、培养人才是管理者的责任,人才战略始终是企业战略中重要的一部分。要乐于培养自己的接班人,既有前进一寸的勇气,又有后退一尺的从容。
  
  采购职业规划
  
  在这个竞争激烈、市场瞬息万变的时代,采购从业者想要获得一席之地,必须做好自己的职业规划,不忘初心、方得始终。首先,一定要确定自己未来发展的方向,可以问自己3个问题:喜欢采购工作吗?这份工作能不能提高自己的收入水平?所在公司和行业的发展前景如何?当你回答了这些问题后,心里应该已经有了一份答案。金勇认为,采购的发展路线主要有3条。
  
  第一,纵深发展。把握一个方向,走职业发展路线,成为采购工程师或者采购专家,比如材料采购经理、成本价值工程经理等。走这条路需要不断打磨自己的专业硬实力,做到极致的专注。
  
  第二,管理方向发展。可以从采购工程师逐级上升到采购主管、采购经理、首席采购官。选择这条路要注重提高自身的管理能力,比如塑造影响力和领导力、学习MBA课程等。
  
  第三,跨线发展。脱离采购行业彻底转型,比如财务总监、销售总监、副总裁等。走这条路需要拥有非常广阔的知识面,并且平时就要积累大量优质的社会关系和人脉资源。
  
  数字化转型背景下,未来采购的发展趋势
  
  2020年新冠肺炎疫情对全球供应链产生了深刻的影响,数字化转型浪潮席卷而来,采购从业者如何跟随时代的步伐,拥抱数字化技术,提升职业价值呢?金勇认为,这是一个快速变革的时代,未来的供应链是端到端模式,是运营高效的生态系统和始终在线的数字化供应链。人工智能、区块链、云计算、大数据是智能供应链的未来驱动力。数字化转型和员工技能的提升是后工业时代企业生存、创新和可持续发展的必由之路,而智慧供应链必将赋能未来。
  
  第一,数字化技术已经成为采购的基本能力,采购需要快速丰富信息技术知识,掌握数据收集与分析能力,借助智能工具辅助采购工作,提升工作效率和战略决策力。
  
  第二,数字化采购不仅仅是采购工具的升级,更要利用大数据辅助提升采购竞争力,在战略上真正向前迈进一大步。采购不仅要适应网络寻源、线上供应审核、电子招投标、EDI(电子数据交换)、自动物料跟进等工作方式的转换,而且整个采购流程要随着业务数字化的转型而实现数字化升级。从需求分析到物料计划,再到自动下单,都会逐步被人工智能替代,由此能实现更快捷、更透明的可持续绿色采购。标准化、模块化、数字化成为新生代采购的常态。
  
  第三,在未来数字化环境中,数据是最重要的生产资料,数据壁垒一旦被打破,数据的流动就会加快,因此采购需要具备VUCA(易变性、不确定性、复杂性、模糊性)时代的感知力,不断从增值的角度去思考,不仅要运用智能工具解决短期问题,而且要聚焦挖掘价值、创造价值、传递价值。要发现不同数字化采购方案在效益、效率等各个方面产生的不同价值的影响,根据价值排序,筛选出合适的数字化采购解决方案。精益管理是基础,数据分析是关键,流程和资源持续优化才是目的。
  
  第四,在业务层面,企业的本质是效率和增长,数字化只是手段,最终要实现用户直连制造,进行精益生产。绿色制造、绿色供应链、能效管理等都是创造价值的手段。而满足消费者个性化的服务和产品,要求供应链更敏捷、更创新、更关注可持续发展,采购也可以从这个角度来聚焦和思考增值问题。采购需要保持战略前瞻性,定点赋能、线面协同,最后是整体演进,牢记公司的愿景和目标;要以公司业务为导向,提升公司成本、质量、技术、创新、交付和服务等方面在行业内的领先地位,提高客户满意度,让供应链成为组织的核心竞争力。


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