间接采购数字化转型,探索企业发展“新赛道”

文/海智在线



  近几年,采购数字化是一个比较热门的话题,很多企业正在研究、介入、实操采购数字化。为什么要做采购数字化?从大环境看,中国正在引领全球数字经济,电商化红利从To C向To B辐射,“90后”“00后”是天然数字化的人群,能更快地融入互联网流通体系。受贸易摩擦和新冠肺炎疫情影响,全球供应链受损、经济放缓,数字化将全面深化渗透各产业及企业的各个环节。
  
  九阳招标采购部总监赵玉新从事制造行业近20年,曾负责九阳小家电社区实战经验策划与实施,以及组织力精益项目与九阳采购数字化转型项目等。他将分享在竞争激烈的数字化时代下,如何顺应采购数字化趋势,进而高效实现间接采购数字化实践之路。
  
  ——海智在线推荐语
  
  数字化转型面临的问题和挑战
  
  从企业内部看,改变采购供应链系统管理薄弱的短板是采购数字化转型的迫切需求。当下,很多企业面临着间接采购效率低、成本高,“信息孤岛”,间接物资品类杂、范围广、错误率高,急单多、降本难等一系列挑战。赵玉新表示,九阳集团10多年前就开始做采购信息系统化,2018—2019年结合自己的业务实际和供应链数字化进行采购数字化转型,探索企业发展新道路。
  
  所以,在采购数字化系统建设前,首先要根据企业的发展特征明确目标。赵玉新提出间接采购系统需要重视“四化”: 可视化、电商化、协同化与在线化。只有实现了这4个重要功能,才能解决领导关注的阳光化、效率化问题,满足采购人员的及时需求,帮助他们提高效率、合规降本,以及提高内部客户的体验和满意度,从根本上让企业面临的难题迎刃而解。
  
  5个步骤:有效推进与落实数字化建设
  
  如何全面推行数字化方案?除了筛选优质的供应商,高效的项目管理也是关键。赵玉新根据多年亲身实践经验,分享了项目管理的5个步骤。
  
  第一步,组建项目团队。赵玉新认为,组建团队的重点是利益相关方管理,首先要关注领导和相关方的态度,他们的支持是项目顺利开展的重要前提;其次,将可能会否定项目的人员,包括财务、信管、业务等岗位的人员拉进团队,可以大幅度降低项目被否决的风险。在管理这支来自不同岗位的成员时,不仅要保证他们“耕好本职的田”,而且要协调所有成员共同“育好项目的园”。
  
  第二步,确定边界。确定边界、防止业务扩散,让公司领导和项目组成员清晰地看到里程碑,也是项目执行的决策点。先要通过项目组充分调研和集思广益,然后结合实际业务拓展,细化界定项目的定位、业务范围、品类范围、组织范围和系统连接等。
  
  第三步,灵活运用工具。在项目具体实践中,需要借鉴和引用采购、运营、财务等多种工具与方法,比如“供应链321模型”、采购数字化转型4.0路径和麦肯锡 SCQA 模型等,在采购情景冲突和疑问中大胆质疑,小心求证,构建全流程、数据化的采购管理系统。
  
  第四步,高效梳理项目流程。首先要加入时间线,将流程重组合并、删繁就简;接着将信息录入IT系统,进行自动优化与梳理。
  
  第五步,分析数据。数字化的核心基础是数据,而数字是采购运营的“大脑”,必须要基于统一的数据管理规则。首先,要确保数据的源头质量,包括及时性、准确性与完整度;其次,业务与数据双驱动,可以灵活满足业务自助式的数据诉求;最后,不断完善业务对象、过程与规则的数字化,进行广泛的支出分析预测和有限管控,可以实现多维度、多视角的监测及解读决策支持。
  
  在项目建设过程中,除了以上5步,还要关注与项目组共同成长、有潜力的成员,重视培养数字化协同的专业采购、会运营和懂数字化的多栖人才。
  
  案例分享:如何善用数字化系统提高企业管理效率
  
  在实际的项目管理过程中,会遇到非常多的困难与挑战,包括组织内部不理解、不清楚如何驱动供方投入优质资源、遇到业务难题无人决策等。赵玉新用一个文化衫采购的案例,分享了如何通过间接采购数字化项目的实施解决这些问题,使得公司在间接采购业务方面焕然一新。
  
  使用场景
  
  员工大会、运动会、经销商大会、供应商大会及部门团建项目。
  
  原情况
  
  (1)制度规定统一由POP(采购订单处理)和行政见需求、按规定流程审批采购,如2 000元以上要进行询比价、1万元以上要签订正式的合同等,各部门有自己的未经过专业培训的临时采购人员,业务操作随意性大,采购需求和决策更是越过流程制度由各部门自己做,事后报销、补签合同等流程繁杂,效率低下。
  
  (2)需求量少则一二十件,多则三五千件,而且不同部门或者业务单元会有不同的材质、颜色、面料需求,向不同供应商或者不同商家采购,造成品质形象不一、价格参差不齐等现象,甚至同一产品的同一供方的价格也不尽相同。
  
  (3)供应周期10~30天不等。
  
  转型现状
  
  (1)对系统、流程、软件配套进行简化、合并,重排采购流程,先优化,再固化。
  
  (2)品牌物料设计部先提出明确的设计需求,再采购寻源,之后集中议价采购,最后商品在悦购商城上架。
  
  (3)员工、经销商自助从悦购商城选择商品,自动审批、自动付款报销,类似淘宝、京东式的互联网网购体验,所见即所得,有图有真相。
  
  收获效益
  
  (1)统一品牌形象、质量标准要求,款式标准化为7种。
  
  (2)供应商被集中到3家,储备1家。价格从平均50元/件(最高100元/件)降到40元/件(最低20元/件),对比降低20%以上,本年度费用节省超过10万元。
  
  (3)应急需求可在1~3天满足响应,时间大大缩短。
  
  数字化采购未来发展趋势
  
  “不拥抱数字化时代,采购就会被淘汰。”《采购2025:数字化时代的采购管理》一书中提到:特别是我们那些传统的下单、跟单的采购人员更危险了,有可能面临下岗。怎么办?必须果断转型,从低价值的工作转向运营,为企业创造价值的同时实现自己的职业价值。
  
  表1给出了采购数字化转型的要点。



   
  数字化业务转型的能力建设、短板改进,是支撑盈利增长的供应链发展战略。通过聚焦有机的流程建设、制度优化,间接采购数字化转型可以帮助企业高度有效地提升管理效率、智慧运营。赵玉新针对转型过程分享了7点建议。
  
  系统平台建设方面
  
  一是明确需求,搭建适合业务发展的团队班子;
  
  二是定好业务范围边界并用好相关管理工具;
  
  三是要简化、合并、重排采购流程;采购基础数据要准确、完整、及时,并且这些数据要连接起来沉淀、分享。这也是数字化采购的核心。
  
  项目运营方面
  
  一是需要老板重视,有战略决心;
  
  二是项目要定位清晰,目标明确;
  
  三是执行中要业务导向,高效执行;
  
  四是过程要以奖励为主,“可咸可甜”。
  
  数字化采购势在必行。最后,赵玉新希望越来越多的采购人员“春雨润物般”地将数字化采购融入企业运营及自己的学习和成长,大家一起拥抱采购数字化,在采购数字化道路上一起跑起来!


评论区

网友评论仅供网友表达个人看法,并不表明本站同意其观点或证实其描述

电子刊




留言

问:现在单纯的外贸公...
答:将将您们的现状,...

问:进出口经理人有跟...
答:我们与很多公司开...

问:电子版的杂志哪能...
答:网站首页右侧有个...

问:绍兴港现代物流园...
答:会

问:可以在邮局订阅“...
答:可以在邮局订阅本...

问:亚美尼亚有什么内...
答:到达这个地方有两...




版权所有 | 关于我们 | 投稿 | 俱乐部 | 杂志订阅 | 广告服务 | 联系我们 | 反馈意见

 

©2005-2012 Imp-Exp Executive All rights reserved.

北京市公安局西城分局备案编号110102003025-9 | 京ICP备05055788号-13  《进出口经理人》杂志社版权所有

未经许可,不得转载。欲转载者请发邮件至: qyb@tradetree.cn 联系授权事宜